Hewitt is 's werelds grootste dienstverlener op het gebied van Benefits Outsourcing en ondersteunt in Nederland vele pensioenfondsen bij het uitvoeren van hun pensioenadministratie.

Benefits Outsourcing wordt vandaag de dag steeds gecompliceerder. Dat geldt zowel voor de beleidsbepaling, als voor de administratieve uitvoering en het vermogensbeheer. Voor het bestuur van een pensioenfonds komen daar de zorgen bij over de kwetsbaarheid van een eigen uitvoeringsapparaat en de continuïteit van de dienstverlening. Het volledig in eigen beheer uitvoeren van de pensioenregeling is daarom voor steeds minder fondsen nog de meest logische optie. Uitbesteding ligt dan voor de hand, maar aan welke partij?

Hewitt Associates is de enige organisatie in Nederland waar kwalitatief optimale administratie en hoogwaardige advisering, en alles wat daar tussen zit, bij elkaar komen. Als onderdeel van een solide wereldwijd opererende advies- en administratieorganisatie beschikken wij over de ervaring en de deskundigheid om uw pensioenfonds optimaal van dienst te zijn. U kunt het volledige pakket van beschikbare diensten bij ons afnemen, of kiezen voor afgebakende werkzaamheden. Hiermee zijn wij uniek in Nederland. Onze adviseurs en administrateurs werken volstrekt onafhankelijk van welke partij dan ook. Zij handelen uitsluitend in het belang en naar volle tevredenheid van hun opdrachtgevers.

Pensioen Administratie

Pensioenadministratie van pensioenregelingen is al meer dan twintig jaar onderdeel van onze dienstverlening. Wij administreren zowel loongerelateerde regelingen (defined benefit) als beschikbare-premieregelingen (defined contribution), maar ook combinaties van beide. Wij verrichten diensten voor Nederlandse pensioenfondsen en ondernemingen, maar kunnen tevens binnen ons eigen internationale netwerk Pan-Europese pensioenregelingen uitvoeren.

Onze basis-administratieve dienstverlening aan de pensioenfondsen en achterliggende ondernemingen bestaat uit:

• Deelnemers- en aansprakenadministratie;
• Financiële administratie (inclusief de boekhouding);
• Uitkeringenadministratie;
• Premieberekening;
• Communicatie naar deelnemers. Het is bijna vanzelfsprekend dat wij uit naam van en volgens de identiteit van het pensioenfonds brieven en mailings verzorgen (private label). Verder hebben wij een zeer modern frontoffice, waar de deelnemers en gepensioneerden terecht kunnen met al hun vragen (via onder meer e-mail, telefoon of brief).

Afhankelijk van de wensen van het pensioenfonds, kunnen daar diensten aan worden toegevoegd als:

• Bestuursondersteuning
• Verzorgen van het actuarieel jaarwerk;
• Beleggingsadministratie;
• Opstellen van het jaarverslag en verslagstaten DNB;
• Secretariaatsvoering.

Al deze diensten kunnen natuurlijk ook apart afgenomen worden. U kunt zelf of in overleg met ons het beste pakket aan uit te besteden werkzaamheden vaststellen. Wij maken vervolgens bij de uitvoering daarvan gebruik van een aantal zeer geavanceerde systemen. Die stellen ons in staat om accuraat en doeltreffend deelnemersadministratie te doen, de boekhouding te verzorgen, uitkeringen te doen, etc. Ook de periodieke SLA-rapportages worden volautomatisch vervaardigd en de werkvoorraad wordt op dagbasis gevolgd.

Gecertificeerde systemen

Data Privacy is bij ons een uitermate belangrijk onderwerp. Daarom zijn al onze systemen zodanig beveiligd dat alleen degenen die daadwerkelijk uw administratie voeren toegang hebben tot die systemen. Dit is vastgelegd in onze klantspecifieke SAS 70-verklaring. Ook de fysieke beveiliging van onze gebouwen behoort daartoe.

Proces Management

Er zijn uiteraard fondsen in Nederland die graag zelf de administratie blijven doen. Steeds meer pensioenfondsbesturen maken zich echter zorgen over de continuïteit van die eigen administratie. Om hieraan tegemoet te komen, hebben wij een uniek concept ontwikkeld in de vorm van "Ondersteuning op de eigen werkplek". Wij stroomlijnen daarbij de processen aan uw kant met de processen die wijzelf intern goed kennen en in de praktijk hebben beproefd. In geval van calamiteiten kunnen werkzaamheden door ons worden overgenomen, zodat de dienstverlening van uw fonds aan uw deelnemers gewaarborgd blijft.

Application Service Providing

Met onze Application Service Providing (ASP) dienstverlening kunt u via het Internet gebruik maken van de software die wij gebruiken voor onze eigen deelnemersadministratie.

Dit betekent dat uw pensioenbureau geen zorgen meer heeft over het beheer van hardware en software om uw eigen systeem operationeel te houden. Wij zorgen overal voor, inclusief back-ups, algeheel onderhoud, etcetera, maar u voert zelf de administratie. Tussenvormen zijn ook mogelijk, waarbij de feitelijke administratie door ons wordt uitgevoerd, maar vanuit uw eigen pensioenbureau de mogelijkheid bestaat om gegevens in te kijken.

Internetdiensten

Via ons internet portal "Your Benefits Resources" kunnen deelnemers hun eigen pensioensituatie bekijken, informatie over de pensioenregeling(en) vinden en berekeningen en projecties maken om na te gaan wat de consequenties van zelf te maken keuzes zijn. Dit portal wordt in een groot aantal landen al toegepast en is zeer geschikt voor werknemers van ondernemingen die in meerdere landen opereren. Het achterliggende systeem is meertalig en er is een speciale versie ontwikkeld voor de Europese landen.

Download hier de brochure over Benefits Outsourcing.

Voor meer informatie over onze dienstverlening op gebied van Benefits Outsourcing neemt u contact op met Sjaak Delnoy op 088 100 6000, of stuur een e-mail aan jan.schilt@hewitt.com.